ウーマン

企業が抱える悩み解決|組織課題システムを使おう

時間を短縮

男性

申請を行う際には、エクセルやワードなどのフォーマットを作ります。フォーマットを使用するとなると、どれが最新版なのか分からないという方もいるでしょう。そのため、勝手に編集をして作成されている方もいるでしょう。作成したものは担当者に申請を行うことができます。申請を行う際には、部長が不在のこともあり、承認を得るのにかなり時間がかかることもあります。そのため、今どのような状況なのか把握することができませんし、どこまで進んでいるのか分かりません。進捗状況が見えないので業務が停滞してしまう問題が起きてしまいます。申請にかかる時間や状況把握、フォーマットなどの問題は、ワークフローをシステム化することによって解決することができます。ワークフローシステムを導入することによって、フォーマット作成をする際に、どれが最新版なのか知ることができます。全従業員が確実に同じ内容で入力することができ、ミスを防げるでしょう。また、メールで申請することができるのでペーパーレス化を図ることも可能です。

ワークフローシステムを導入しておけば、承認者が不在な時でも確認してもらうことができます。スマートフォンからでも閲覧できるように設定しておくことで、承認を得ることができ、申請を行った方は今どういった状況なのか把握できるでしょう。そのため、申請にかかる時間を短縮することができ、業務が停滞するといったことはありません。さらに、システムを入れておけば、コストや人件費削除することもできます。